Être intelligent, beaucoup travailler, ne suffit pas.

Il faut aussi savoir jongler avec les innombrables courriels, demandes, appels, tâches et rendez-vous qui sont notre réalité quotidienne. Il faut pouvoir se souvenir de rappeler untel, d’écrire à un autre, de relancer un troisième qui doit nous envoyer un document important et tarde à le faire, le tout sans oublier d’acheter le cadeau pour la fête du meilleur ami du plus petit.

Et au milieu de tout ça, il faut trouver du temps pour le plus important: réfléchir et créer, faire avancer nos nombreux projets, et assumer nos différentes responsabilités.

Depuis plusieurs années, j’utilise une méthode qui me permet de garder le contrôle sur mes diverses tâches à accomplir et de créer un tableau de bord de mes projets et objectifs à long terme. Grâce à cette méthode, je suis plus concentré sur le moment présent, plus efficace, et surtout beaucoup moins stressé.

Cette méthode est l’approche « GTD » (pour Getting Things Done) popularisée par David Allen. Cette approche et ses bénéfices sont expliqués avec son éloquence habituelle par James Fallows dans cet article du Atlantic Monthly. Le Harvard Business News a de plus publié récemment un article dans le cadre duquel Allen et Tony Schwartz, un autre consultant en productivité, discutent de leur approche respective. Vous pouvez aussi lire cet article publié par Allen dans le New York Times .

Comme tout bon système d’organisation, l’approche GTD vous permet de créer un inventaire exhaustif de l’ensemble des choses que vous avez à accomplir, de vous remémorer ce dont vous avez besoin au bon moment, et de vous donner une vue d’ensemble de vos responsabilités de manière à vous permettre de choisir ce que vous souhaitez faire, et à quel moment.

En soi, le concept est assez simple: il est composé de listes de choses à accomplir, que vous organisez en sous-listes (ou catégories) devant être révisées en temps opportun et selon le contexte dans lequel vous vous trouvez. Bref, rien de révolutionnaire. Mais plusieurs sous-estiment les effets bénéfiques de telles listes.

Selon Allen, une bonne partie de l’esprit est accaparée à se remémorer les choses à accomplir, ce qui crée une forme « d’embouteillage » cérébral. Cet embouteillage empêche l’être humain de se concentrer pleinement sur le moment présent et nuit à la créativité. En ce qui me concerne, c’est exact. Dès que je note une tâche ou une idée, je passe à autre chose. Mais si je ne le fais pas, je peux la ruminer pendant plusieurs jours. Penser à tout ce que j’ai à faire m’empêche de penser à autre chose.

Vous avez probablement tous fait une liste de choses à faire, et l’avez probablement abandonnée assez rapidement. Voici en quoi GTD se démarque.

Les gens ont tendance à décrire leurs projets en un seul bloc (par exemple : Aller à Paris). Séparez plutôt ce bloc en plusieurs petites tâches devant être réalisées afin de mener ce projet à terme (achetez des billets, acheter un guide, réserver une chambre d’hôtel, identifier des restaurants, etc.). Ces tâches, simples et concrètes, ont beaucoup plus de chances d’être accomplies qu’un simple « Aller à Paris » un peu vague et fort susceptible de rester éternellement sur votre liste.

Autre particularité : plutôt que d’organiser les tâches selon les projets (c.-à-d. toutes les tâches reliées au même projet font partie de la même liste), organisez-les plutôt selon le contexte et les outils à votre disposition (par exemple : au téléphone, à l’ordinateur, etc.), et ayez-les toujours à portée de main. Ceci vous permet d’identifier rapidement ce que vous pouvez faire dépendamment du contexte dans lequel vous vous trouvez. Vous êtes à l’aéroport et avez 15 minutes à perdre? Vous pouvez prendre votre liste « téléphone » et faire quatre ou cinq appels. GTD vous permet, en utilisant les minutes autrement perdues, d’accomplir beaucoup plus dans le cadre de votre journée.

GTD ne requiert aucun support particulier. Vous pouvez utiliser du bon vieux papier, ou encore un programme informatique très simple (le plus simple est le mieux). J’utilise les « tâches » de Microsoft Outlook, auxquelles je peux avoir accès tant de mon ordinateur que de mon Blackberry. L’accès au système en tout temps est essentiel, tant pour pouvoir y noter de nouvelles choses que d’en prendre connaissance.

Dans les grandes lignes, GTD vous amène à développer les cinq réflexes suivants :

Colligez : vous devez mettre en place un système vous permettant d’y inscrire tout ce qui vous passe par la tête, des tâches simples aux projets les plus importants. J’y collige aussi les idées et arguments potentiels pour mes dossiers. Tout y passe, tant mes activités professionnelles que personnelles.

Clarifiez : identifiez, dans ce que vous avez écrit, quels objectifs vous souhaitez accomplir et quelles sont les tâches concrètes requises afin d’y parvenir. Morcelez les tâches à accomplir en « petites bouchées ». Identifiez les objectifs eux-mêmes (par exemple « aller à Paris »), qui sont des « projets ».

Organisez : organisez vos différentes tâches en créant différentes listes selon le contexte dans lequel vous devez les accomplir (téléphone, courriel, etc.). Outlook vous permet de créer autant de catégories de tâches que vous le souhaitez (téléphone, courriels, réviser, dictaphone, internet, etc.). Catégorie à ne pas oublier : « en attente de », dans laquelle j’indique tout ce que d’autres doivent accomplir ou me remettre. Ainsi, vous n’oublierez pas que tel confrère doit vous communiquer des engagements, ou que tel stagiaire doit compléter une recherche. Créez aussi une liste distincte pour vos projets.

Révisez : c’est le réflexe le plus difficile à acquérir, mais aussi le plus important : vous devez vous inculquer la discipline de réviser périodiquement vos listes selon le contexte dans lequel vous êtes. Minimalement, vous devez réviser l’ensemble de vos listes au moins une fois par semaine. En révisant votre liste « projets », demandez-vous ce que vous devez faire afin de faire avancer chacun de vos projets, et peuplez vos différentes listes en conséquence.

Faites: choisissez ce que vous souhaitez faire selon le contexte et votre niveau d’énergie. Personnellement, je préfère accomplir beaucoup de petites tâches tôt le matin, ce qui me permet de dégager par la suite des plages de travail au cours desquelles je peux me concentrer sur un seul projet pendant plusieurs heures.

L’approche GTD vous invite aussi à inventorier vos champs d’intérêts, objectifs et responsabilités diverses et à les réviser périodiquement, ce qui vous permet de garder le cap sur vos priorités à long terme et de travailler quotidiennement à leur réalisation.

Pour ma part, j’en tire les bénéfices suivants :

Garder le contrôle. Dans mon travail, il est assez fréquent que toute ma vie soit bouleversée pendant plusieurs semaines à cause d’un dossier. GTD me permet de ne rien oublier d’urgent pendant ces périodes et de reprendre le fil assez facilement après la tempête.

Réduire mon stress. Avoir un inventaire complet de ce que j’ai à accomplir diminue énormément mon stress. Il y a plusieurs années que je ne me suis pas réveillé au milieu de la nuit en me demandant si j’ai oublié de faire quelque chose, passant mentalement au travers de ma liste de choses à faire virtuelle. Pour moi, la quiétude que m’apporte mon système n’a pas de prix.

Ne perdre aucune idée, bonne ou mauvaise. Sans prétendre être Einstein, j’ai la fâcheuse habitude d’avoir mes meilleures idées aux moments les plus incongrus. Mon système me permet de les préserver et les récupérer en temps opportun.

Accomplir d’avantage. Le fait de fractionner les projets en petites tâches facilement réalisables m’a permis de réaliser des choses qui seraient autrement restées des idées abstraites. Sans GTD, mon blogue n’existerait pas.

Garder une perspective sur les choses importantes. GTD me permet non seulement de colliger les tâches à accomplir au jour le jour, mais aussi de ne pas oublier les projets plus importants.

Bien que relativement simple, l’approche GTD peut difficilement être expliquée en détail dans un seul billet. Pour en apprendre d’avantage, je vous invite à lire les livres Getting Things Done et Making it all Work de David Allen. Vous pouvez aussi lire télécharger gratuitement plusieurs publications du site de David Allen Company.

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