Notre système d’éducation m’a appris à me servir d’une machine à coudre, mais il semble qu’apprendre à travailler efficacement n’était pas une priorité.  À mon arrivée au bureau, j’ai rapidement réalisé l’importance de savoir bien travailler. Heureusement, j’ai eu de bons professeurs, qui m’ont appris à travailler plus efficacement et à diminuer de beaucoup mon stress. À mon sens, le travail efficace passe par trois éléments-clé, dont je discuterai d’avantage prochainement:

1. Travailler dans un environnement dégagé. Au début de ma carrière, j’avais tendance à confondre ma surface de bureau avec un classeur. J’avais des piles et des piles, et mon bureau prenait lentement mais sûrement l’allure d’une tranchée de la première guerre mondiale. Puis, j’ai rencontré Bill Brock, dont le bureau est toujours dégagé et impeccable.

Bill m’a fait comprendre que « a clear space is a clear mind ». Plus on empile, moins on y voit clair. Un bureau dégagé, qui n’est pas encombré de documents ou d’objets plus ou moins utiles, permet de se concentrer sur la tâche en cours.

Où mettre tous les documents qui encombrent votre bureau? Il faut apprendre à travailler sans papiers (ce qui est par ailleurs beaucoup plus écologique), et trouver un système de classement réellement efficace pour les documents que nous devons vraiment imprimer.

2. Éliminer les distractions. J’admire les tenants du Multitasking, mais je les invite à lire ce billet du Harvard Business Review. En ce qui me concerne, mes clients méritent ma pleine et entière attention.

Bien que chaque journée est susceptible d’être modifiée par les urgences, j’essaie d’organiser mes journées « normales » afin de me permettre de travailler de longues périodes sans interruption. J’essaie de faire tous mes appels téléphoniques tôt le matin, et d’organiser toutes mes rencontres à des plages horaires précises (si possible en fin d’après-midi) afin de me permettre d’abattre plus de travail le matin, lorsque je suis le plus productif. J’ai désactivé tous les avis de réception de courriel de mon ordinateur et de mon Blackberry. Idéalement, je n’ouvre mon Outlook qu’une fois par heure, ce qui me permet de me concentrer sur ce que je fais tout en pouvant répondre rapidement à mes clients et mes collègues.

3. S’organiser. Concrètement, ça veut dire trouver un système qui permet de mettre par écrit et de classer rapidement tout ce que vous recevez ou qui vous passe par la tête, et de le retrouver facilement en temps utile. Vaste programme, dont nous parlons d’avantage ici.

 

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